Die Abrechnung der Mietnebenkosten für das Abrechnungsjahr 2014 muss den Mietern bis spätestens 31.12.2015 vorgelegt werden. Versäumen Vermieter diese Abrechnungsfrist, die auch Ausschlussfrist genannt wird, entstehen für die Vermieter enorme Risiken, bis hin zum Verlust eines Nachforderungsanspruchs. Da die Erstellung der Betriebskostenabrechnung von vielen Vermietern als lästig und umständlich empfunden wird, wird sie häufig erst kurz vor Ablauf der Abrechungsfrist erstellt. Regelmäßig treffen die meisten Abrechnungen zwischen September und November bei den Mietern ein.

Mit dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung sehen sich viele Mieter auch gleich mit einer Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung  konfrontiert. Die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen und grundsätzlich nur für die Zukunft und der Beachtung einiger Regeln möglich.

§ 560 Abs. 4 des Bürgerlichen Gesetzbuches ermöglicht es dem Vermieter von Wohnraum, nach einer Nebenkostenabrechnung eine Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung auf eine angemessene Höhe vorzunehmen. Die Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung ist daher nur möglich, wenn ihr eine Nebenkostenabrechnung vorausgegangen ist. Entgegen dem Wortlaut des § 560 Abs.4 BGB „nach einer Nebenkostenabrechnung“ wird es jedoch als zulässig angesehen, dem Mieter die Erhöhung gleichzeitig mit der Nebenkostenabrechnung mitzuteilen.

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes vom 15.05.2012, Az. VIII ZR 245/11 muss die Nebenkostenabrechnung sowohl formell ordnungsgemäß als auch inhaltlich richtig sein. Nach § 259 Abs.1 BGB muss die Abrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. In der Regel sind folgende Mindestangaben aufzunehmen:

• Eine (für jede Betriebskostenart gesondert vorzunehmende) Zusammenstellung der Gesamtkosten
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• die Berechnung des Anteils des Mieters

Werden diese  Anforderungen nicht erfüllt, ist sie unwirksam. Daraus folgt, dass auch die Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung nicht wirksam vorgenommen werden kann. Auch inhaltlich muss die Abrechnung korrekt sein, damit sie als Grundlage für eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung verwendet werden darf. Inhaltliche Fehler können beispielsweise die Benennung einer falschen Wohnfläche oder die Verwendung eines unzulässigen Verteilerschlüssels sein und diese Fehler zu einer Verschiebung des Abrechnungsergebnisses zu Lasten des Mieters führen (BGH 15.02.2012 -VIII ZR 197/11).

Die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung, setzt regelmäßig voraus, dass sich aus der letzten Abrechnung ein Saldo zu Gunsten des Vermieters und damit eine Nachzahlung zu Lasten des Mieters ergibt. Zumindest rechnerisch muss sich aus der letzten Abrechnung in der Regel ergeben, dass die bisher vom Mieter geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen die tatsächlich auf ihn umzulegenden Kosten nicht decken.

Erhöhungen der Vorauszahlungen ohne ein Abrechnungssaldo zu Gunsten des Vermieters sind laut BGH ausnahmsweise in denjenigen Fällen möglich, in denen besondere Umstände vorliegen, auf Grund derer zu erwarten ist, dass die Nebenkosten des laufenden Jahres voraussichtlich höher oder niedriger sein werden als die abgerechneten Nebenkosten des Vorjahres (BGH, Urteil vom 28. 09. 2011 − VIII ZR 294/10).

Im Falle eines Abrechnungsergebnisses, welches ein erhebliches Saldo zu Lasten des Mieters ausweist, darf der Mieter die Absenkung der Vorauszahlung verlangen, da der Mieter ansonsten dem Vermieter einen zinslosen Kredit zur Verfügung stellen würde. Dazu kann er nicht verpflichtet werden.