Ein Szenario:

Sie, liebe Leserin und lieber Leser sind Vermieter. Ich bin Ihr Mieter.

Heute, am 05.11.2012 sehe ich die Mietunterlagen durch. Dabei stelle ich fest, dass die Betriebskostenabrechnug meiner Mietwohnung für das Jahr 2011 noch nicht vorliegt. „Typisch“ sage ich mir, „wahrscheinlich hat mein Vermieter die Abrechnung schon längst fertig und sie ergibt ein dickes Guthaben für mich. Deshalb verzögert er die Zusendung. Wenn er zahlen muss, zahlt er auch lieber später als früher.“

Wutentbrannt laufe ich zum Telefon. Ich will Sie anrufen, mich massiv beschweren und die unverzügliche Zusendung der Abrechnung verlangen.

Während meines Spurts zum Telefon wird, unter anderem, mein Gehirn besser durchblutet. Deshalb entscheide ich, beim Telefon angekommen, Sie nicht anzurufen.

Ich warte. Und zwar warte ich bis zum 02. Januar 2013. Bis zum 01. Januar würde reichen. Da ich ein höflicher Mensch bin, störe ich Sie am Neujahrstag nicht.

Am 02. Januar 2013 rufe ich bei Ihnen an und frage: „Was ist denn los? Wir haben nun schon den 02. Januar 2013 und ich habe bis heute die Nebenkostenabrechnung für 2011 noch nicht!!

Sie erschrecken, entschuldigen sich vielmals, das vergessen zu haben. Die Zeit rase. Gleichzeitig sichern Sie mir zu, die Abrechnung innerhalb der nächsten drei Tage zu erstellen und mir zuzusenden.

Tatsächlich erhalte ich drei Tage später von Ihnen die Abrechnung der Betriebskosten für das Abrechnungsjahr 2011.

Für mich ist das eine wunderbare Situation. Ich kann nur noch gewinnen, auf keinen Fall mehr verlieren. Warum? Da ich die Abrechnung erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erhalten habe, müsste ich keine Nachzahlung mehr leisten, falls sich ein Saldo zu meinen Lasten ergeben haben sollte.

Sollte die Abrechnung jedoch ein Guthaben zu meinen Gunsten ausweisen, müssen Sie mir dieses Guthaben noch auszahlen.

Dieses Szenario beschreibt bereits alles Wesentliche zur Abrechnungsfrist, die faktisch eine Ausschlussfrist ist.

Vermieter müssen die Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.

Mit Abrechnungszeitraum wird der Zeitraum bezeichnet, über den die Abrechnung zu erteilen ist.

Über die Betriebskostenvorauszahlungen ist nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen.

Das heißt: Der Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen.

Der Vermieter ist  verpflichtet, dem Mieter die Abrechnung über die Betriebskosten spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Dies ist die Abrechnungsfrist.

Das bedeutet: Hat der Vermieter innerhalb der 12 Monate nicht abgerechnet, kann er nichts mehr nachfordern. Dies gilt selbst dann, wenn der Mieter vor Ablauf der Abrechnungsfrist erklärt hat, dass er zahlen werde.

Es handelt sich also um eine Ausschlussfrist.

Deshalb „Ausschlussfrist“.

Ist der Vermieter nicht schuld an der Verspätung, darf er ausnahmsweise nach Ablauf der Frist noch abrechnen. Falls jedoch die von ihm beauftragte Hausverwaltungs- oder Abrechnungsfirma geschludert hat, so muss der Vermieter dafür einstehen.

Sobald das Abrechnungshindernis entfallen ist, muss er  innerhalb von drei Monaten die Abrechnung nachholen.

Jetzt wird es richtig hart:

Hat der Vermieter  in der Abrechnung schwerwiegende Fehler gemacht, so ist die Abrechnung gar nicht erst wirksam. Hat er die notwendigen Formalien nicht eingehalten, so muss er eine neue Abrechnung vorlegen. Das geht aber nur so lange wie die Jahresabrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Danach kann er  keine neue Abrechnung mehr erstellen Inhaltliche Fehler, wie Rechenfehler kann er auch nach Fristablauf noch korrigieren.

Formal ordnungsgemäß ist die Abrechnung, wenn

sie folgende Mindestangaben enthält:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten 
  • Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Berechnung der Einzelbeträge des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen

Verbessert der Vermieter den Fehler erst nach Fristablauf, darf das den Mieter nicht benachteiligen. Den ursprünglichen Nachzahlungsbetrag kann der Vermieter weiterhin fordern. Eine höhere Nachzahlung aber, die sich möglicherweise aus der Neuberechnung ergibt, muss der Mieter nicht leisten.

Das Ergebnis einer Abrechnung darf nach Fristablauf nicht mehr zuungunsten des Mieters geändert werden. Weist die Abrechnung ein Guthaben für den Mieter aus, darf es nicht verringert werden.

Nimmt der Vermieter einen solchen Nachzahlungsbetrag von seinem Mieter an, obwohl er die Jahresfrist nicht beachtet hat, ist er „ungerechtfertigt bereichert“. Er muss den Betrag erstatten, wenn der Mieter in Unkenntnis der Ausschlussfrist gezahlt hat.

Außerdem ist der Vermieter nach Ablauf der Ausschlussfrist in Verzug, wenn er seinem Mieter die Abrechnung nicht rechtzeitig vorgelegt hat. Deshalb kann der Mieter Verzugszinsen auf ein Guthaben ab diesem Zeitraum  geltend machen.

Erhält der Mieter keine Abrechnung, kann er die bereits geleisteten Vorauszahlungen für das Abrechnungsjahr worüber er keine Abrechnung erhalten hat, zurückfordern.