Das Jahr geht zu Ende. Hektisch, um die Frist noch einzuhalten, werden nun von vielen Vermietern noch die Betriebskostenabrechnungen für die Mieter erstellt.

Um unnötige Fehler und Streit zu vermeiden, nachfolgend einige wichtige Hinweise zu den diversen Umlageschlüsseln.

Folgende Verteilerschlüssel sind grundsätzlich möglich:

  • Wohn- und Nutzfläche
  • Personenzahl
  • Miet- oder Wohneinheiten
  • Verbrauchs- und Verursachungserfassung
  • Miteigentumsanteile

Ist  im Mietvertrag geregelt, nach welchem Maßstab die Betriebskosten verteilt werden sollen, dann sind Mieter und Vermieter an diese Vereinbarung gebunden.

Mit Ausnahme der Kosten für Heizung und Warmwasser, die nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung zu verteilen sind, können Mieter und Vermieter den Umlageschlüssel für die Betriebskosten frei vereinbaren.

Ist der gewählte Verteilerschlüssel jedoch unverständlich, kann das zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung führen.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist es zweckmäßig, im Mietvertrag zu vereinbaren, dass die Grundsteuer nach dem Grundsteuerbescheid umgelegt wird. Dies ist die einfachste und transparenteste Variante, da die Eigentümer von Eigentumswohnungen üblicherweise die Grundsteuer nicht anteilsmäßig an die Eigentümergemeinschaft, sondern direkt an die Kommune bezahlt.

§ 556a, Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sagt zur Verteilung der Betriebskosten:

„Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach dem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.“

Sofern in einem Mietvertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart ist,  muss also nach Wohnfläche verteilt werden.

Das ist für freifinanzierte Wohnungen vorgeschrieben.

Sind Verbrauchserfassungsgeräte vorhanden, beispielsweise für Kaltwasser, so ist nach erfasstem Verbrauch abrechnen (sofern sämtliche Wohnungen mit Verbrauchserfassungsgeräten ausgestattet sind).

Dazu meint der Bundesgerichtshof im September 2011:

Vermieter und Mieter stritten, weil der Vermieter die

Wasserkosten entgegen der früheren Praxis nunmehr nach Verbrauch abrechnete. Im Mietvertrag von 1979 hatten die Parteien eine monatliche Kaltmiete vereinbart. Nebenkosten waren in dem monatlich zu zahlenden Betrag nicht enthalten.

2008 ließ der Vermieter Kaltwasserzähler in den Mietwohnungen einbauen. Er rechnete dann die Wasserkosten nach Verbrauch ab. Die Wasserabrechnung für 2008 ergab eine Nachzahlung zu Lasten des Mieters. Dieser war der Ansicht, dass der Vermieter die Verbrauchsabrechnung nicht einführen durfte, und leistete die Nachzahlung nicht.

Der BGH entschied zu Gunsten des Vermieters. Gemäß § 556a Abs. 2 BGB darf ein Vermieter die Betriebskosten abweichend von einer ursprünglich getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach dem erfassten Verbrauch berechnen. Das gilt uneingeschränkt auch für Altmietverträge, die vor Inkrafttreten der Mietrechtsreform im September 2001 abgeschlossen wurden (BGH, Urteil v. 21.09.11, Az. VIII ZR 97/11).

Der vereinbarte oder einmal gewählte Verteilerschlüssel darf  nicht ohne weiteres abgeändert werden.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die Kosten für Wasser, Abwasser oder Müll nach Verbrauch abrechnen will. Dann darf er den Verteilerschlüssel auf verbrauchsabhängige Kostenerfassung umstellen.

Sind Verbrauchserfassungsgeräte vorhanden, sind die Kosten  nach abgelesenen Verbrauchswerten verteilen. Bei den Wasserkosten besteht diese Pflicht aber nur, wenn alle Wohnungen mit Wasserzählern ausgestattet sind.

Fehlen sie in einer Wohnung, darf der Vermieter weiterhin nach Wohnfläche abrechnen.

In einem Miethaus mit vier Wohnungen und einer Gewerbeeinheit war nur für den Gewerbemieter ein Zwischenzähler für den Wasserverbrauch vorhanden. Der Vermieter zog vom Gesamtverbrauch des Hauses den gemessenen Verbrauch für den Gewerberaummieter ab. Den Rest verteilte er nach Fläche auf die vier Wohnungen. Da im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart war, erklärte der BGH diese Vorgehensweise für rechtmäßig (BGH, 25.11.2009, Az. VIII ZR 69.09).

In der Betriebskostenabrechnung sind die Verteilerschlüssel für das gesamte Anwesen und die jeweilige Mietereinheit anzugeben. Werden mehrere Verteilerschlüssel  verwendet, sind alle Umlageschlüssel zu benennen und gegebenenfalls zu erläutern. Der Vermieter ist verpflichtet, anhand der gesamten Betriebskosten des Anwesens darzustellen und zu erläutern, welchen Verteilerschlüssel, evtl. für einzelne Positionen, er verwendet und wie sich der Anteil des einzelnen Mieters errechnet.

Wohnfläche

Seit dem 01.09.2001 wurde die Wohnfläche als Verteilerschlüssel für die Betriebskosten gesetzlich festgelegt (§556a Abs. 1 BGB), wenn eine Bestimmung im Mietvertrag fehlt.

Zunächst ist in der Abrechnung die Wohnfläche des Anwesens darzustellen. Dann muss erläutert werden, wie der Mieteranteil unter Zugrundelegung seiner Wohnfläche ermittelt wird.

Die Wohnfläche ist anhand der Wohnflächenverordnung ermitteln, sofern im Mietvertrag keine andere Ermittlungsgrundlage vereinbart ist. Denkbar wäre beispielsweis die Ermittlung nach sogenannten „lichten Maßen“.

Eigentlich sind die Kosten immer nach der tatsächlichen Wohnfläche ansetzen.

Der BGH hat aber entschieden, dass sich der Vermieter nach der im Mietvertrag angegebenen Fläche richten darf. Wenn die Wohnung kleiner ist, als im Mietvertrag angegeben, ist das unerheblich. Nur wenn die Abweichung mehr als 10% beträgt, muss nach der tatsächlichen Fläche abgerechnet werden.

Personenzahl

Oftmals wird vereinbart, dass Betriebskosten nach Personenzahl verteilt werden, weil man glaubt es sei gerechter, als die Verteilung nach Wohnflächen.

Es gibt aber keine Garantie dafür, dass zum Beispiel ein Einzelmieter grundsätzlich weniger Wasser braucht, als ein Drei-Personenhaushalt.

Wenn sich ein Vermieter für diesen Umlageschlüssel entscheidet, muss er wissen, dass ein erheblicher Verwaltungsaufwand damit verbunden ist. Es ist stets die Anzahl der Bewohner überprüfen. Bei jedem Mieterwechsel kann sich die Personenzahl ändern. Es sind nicht nur die gemeldeten Personen, sondern auch lang andauernder Besuch oder Untermieter zu

berücksichtigen.

Der Vermieter hat in seiner Abrechnung darzulegen und gegebenenfalls zu beweisen, in welchem Monat wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen wohnten.

Der enorme Aufwand lohnt sich,  wenn überhaupt, nur bei kleinen Anwesen mit wenigen Wohneinheiten.

Vermieter sollten die Finger von diesem  aufwendigen und Streit verursachendem Verteilerschlüssel lassen.

Die wesentlich bessere Lösung ist Verbrauchserfassungsgeräte einzubauen.

Miet- oder Wohneinheiten

Diesen Umlagemaßstab kannst zweckmäßig sein, wenn die Wohnungen im  Miethaus annähernd gleich groß sind.

Dieser Schlüssel eignet sich zum Beispiel auch für die Abrechnung der Kabelkosten.

Denn diese Kosten fallen üblicherweise für jede Wohnung, egal wie groß sie ist, gleichermaßen an.

Verbrauchs- und Verursachungserfassung

Wie schon beschrieben:

Sind Verbrauchserfassungsgeräte vorhanden, sind die Kosten – zumindest teilweise – nach abgelesenen Verbrauchswerten verteilen. Bei den Wasserkosten besteht diese Pflicht aber nur, wenn alle Wohnungen mit Wasserzählern ausgestattet sind.

In der verbrauchsabhängigen Abrechnung ist der Gesamtverbrauch, der Einzelverbrauch und die entsprechenden umzulegenden Kosten darzustellen.

Der Vermieter ist beweispflichtig für das ordnungsgemäße Funktionieren der Verbrauchserfassungsgeräte.

Bei einem Verstoß gegen die Vorschriften des Eichrechts, hat der Vermieter zu beweisen, dass die Geräte trotzdem einwandfrei funktioniert haben.

Miteigentumsanteile

Für Vermieter von Eigentumswohnung bietet sich an, als Verteilerschlüssel die Miteigentumsanteile vereinbaren.

Auf jeden Fall kannst Du nach Miteigentumsanteilen umlegen, wenn die Miteigentumsanteile mit den Nutzflächen übereinstimmen. In der Regel ist davon auszugehen.

Weiterführende Literatur von Thomas Trepnau gibt es versandkostenfrei hier.